Inspección de Trabajo y Registro Horario: Qué Exigen

¿Qué revisa la Inspección de Trabajo?

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social puede realizar visitas sin previo aviso para comprobar el cumplimiento del registro de jornada. Los aspectos principales que verifican son:

• Existencia del registro: que la empresa tenga un sistema de registro activo
• Registro diario: que se registren todas las jornadas de todos los empleados
• Contenido mínimo: hora de inicio y fin de jornada
• Conservación: que los registros se guarden durante 4 años
• Accesibilidad: que estén disponibles inmediatamente para su consulta

¿Cómo se desarrolla una inspección?

El inspector puede presentarse en el centro de trabajo sin aviso previo y solicitar:

1. Ver el sistema de registro de jornada utilizado
2. Consultar los registros de los últimos meses
3. Verificar que todos los trabajadores presentes están registrados
4. Comprobar que los horarios coinciden con la realidad
5. Entrevistar a trabajadores sobre el funcionamiento del sistema

Requisitos del sistema de registro

Aunque la ley no impone un sistema concreto, la Inspección valora positivamente:

• Fiabilidad: que no pueda ser manipulado a posteriori
• Objetividad: que no dependa solo de la declaración del trabajador o empleador
• Acceso inmediato: que se pueda consultar al instante sin esperas
• Formato exportable: que permita generar informes legibles
• Trazabilidad: que registre quién hizo cada anotación y cuándo

Infracciones más comunes detectadas

• No tener ningún sistema de registro implementado
• Registros incompletos (faltan días o empleados)
• Registros claramente manipulados (misma hora exacta todos los días)
• No conservar registros históricos
• No dar acceso a los representantes de los trabajadores

Consecuencias del incumplimiento

Las sanciones por no llevar registro de jornada son:

• Infracción grave: de 751 € a 7.500 € por centro de trabajo
• Reincidencia: puede elevar la sanción al grado máximo
• Presunción a favor del trabajador: en caso de reclamación de horas extra sin registro, se presume cierta la versión del empleado

Cómo prepararse

1. Usa un sistema digital que genere registros automáticos e inmodificables
2. Asegura el registro diario de todos los empleados sin excepción
3. Conserva históricos de al menos 4 años
4. Ten informes preparados para exportar al instante
5. Forma a tus empleados sobre el funcionamiento del sistema

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