RGPD y Fichaje: Protección de Datos en el Control Horario

¿Qué relación tiene el RGPD con el fichaje?

Los datos del registro de jornada (hora de entrada, salida, ubicación GPS) son datos personales protegidos por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la LOPDGDD. La empresa debe cumplir ambas normativas simultáneamente.

Base legal para el tratamiento

El tratamiento de datos de fichaje se ampara en el artículo 6.1.c del RGPD: cumplimiento de una obligación legal (RD-Ley 8/2019). No se necesita consentimiento del empleado para el registro básico de jornada.

Sin embargo, para datos adicionales como la geolocalización, la base legal puede requerir:

Interés legítimo (art. 6.1.f) con evaluación de impacto
O inclusión en el contrato de trabajo

Principios RGPD aplicables al fichaje

Minimización de datos

Solo se deben recoger los datos estrictamente necesarios. Si solo necesitas hora de entrada y salida, no recojas ubicación GPS.

Limitación de finalidad

Los datos de fichaje solo pueden usarse para el control horario, no para vigilancia de rendimiento u otros fines no declarados.

Limitación del plazo de conservación

Aunque la ley laboral exige conservar 4 años, pasado ese plazo deben eliminarse.

Integridad y confidencialidad

Los registros deben estar protegidos contra accesos no autorizados y manipulaciones.

Obligaciones de la empresa

Informar al trabajador (art. 13 RGPD): qué datos se recogen, finalidad, plazo de conservación, derechos
Registro de actividades de tratamiento (art. 30): incluir el fichaje en el RAT
Evaluación de impacto (EIPD): obligatoria si se usa biometría o tracking GPS continuo
Medidas de seguridad: cifrado, control de acceso, copias de seguridad
Contrato con encargado: si usas un software externo (SaaS), necesitas contrato del art. 28

Casos especiales

Fichaje biométrico (huella dactilar)

Desde la sentencia del TEDH y las directrices del CEPD, la biometría se considera dato de categoría especial. Requiere evaluación de impacto y en muchos casos se desaconseja por desproporcionada.

GPS y geolocalización

Registrar la ubicación solo en el momento del fichaje es proporcional. El tracking continuo durante la jornada generalmente NO lo es.

Cámaras de videovigilancia

No pueden usarse como único sistema de fichaje. Requiere señalización y evaluación específica.

Derechos del trabajador (RGPD)

Acceso: ver todos sus datos de fichaje
Rectificación: corregir errores en los registros
Supresión: tras el plazo de conservación legal
Oposición: a tratamientos no basados en obligación legal
Portabilidad: recibir sus datos en formato estructurado

Cómo ticaya.com cumple el RGPD

Datos alojados en servidores europeos
Cifrado en tránsito (HTTPS) y en reposo
GPS solo en el momento del fichaje, sin tracking
Acceso del empleado a todos sus registros
Exportación de datos en formatos estándar
Eliminación automática al cumplir plazos